Обязанности, ежедневный контроль и чек-листы
Receptionist / Administrator отвечает за ежедневную работу с гостями на объекте, готовность номеров, координацию работы между сотрудниками, приём платежей, трансферы, решение текущих операционных вопросов и своевременную отчётность руководству.
Основная задача — обеспечить бесперебойную работу объекта и комфортное пребывание гостей.
Каждое утро необходимо проверить текущую ситуацию по объекту.
В обязанности входит:
Receptionist / Administrator координирует:
Перед приездом необходимо проверить, что необходимый трансфер действительно организован.
Receptionist / Administrator координирует работу с housekeeping по:
Все обнаруженные проблемы необходимо сразу сообщить housekeeping или руководству.
При выявлении любой неисправности — написать в WhatsApp-группу «Maintenance Ahiva» и обязательно приложить фото неисправности. Указать номер комнаты и кратко описать проблему.
В договоре установлена обязанность проверять номер перед заездом на cleanliness, functionality of equipment и proper setup, но конкретный перечень проверяемых элементов не установлен.
Необходимо не просто визуально посмотреть оборудование, а проверить его работу.
Если предусмотрено бронированием:
Housekeeping сообщает о завершении уборки, но этого недостаточно для окончательного подтверждения готовности.
Receptionist / Administrator должен лично проверить готовность номера перед приездом гостя по установленному чек-листу.
Если обнаружена проблема:
Обнаружить → сообщить ответственному → проконтролировать исправление → повторно проверить
Номер считается полностью готовым только после завершения проверки.
Ориентировочно за 1–2 часа до предполагаемого прибытия гостя:
Перед заездом туристов из Китая обязательно снять видео номера, на котором зафиксировать:
Обязанности по встрече и check-in предусмотрены договором.
После заселения необходимо убедиться, что у гостя всё в порядке:
Если проблема обнаружена, её необходимо довести до решения.
После check-out необходимо проверить номер. Это прямо предусмотрено договором.
После выезда гостей из Китая (и других гостей) обязательно проверить номер, желательно до того, как гость покинул объект, чтобы ничего не было повреждено:
Receptionist / Administrator обязан:
Receptionist / Administrator обязан:
Receptionist / Administrator должен:
Receptionist / Administrator обязан немедленно сообщать руководству о:
По договору Receptionist должен предоставлять ежедневные updates по:
И немедленно сообщать о:
В конце смены передать краткий статус:
Receptionist / Administrator отвечает не только за передачу информации о проблеме.
Рабочий принцип:
Проверить → обнаружить проблему → назначить / уведомить ответственного → проконтролировать → повторно проверить → закрыть
Пример: если AC не работает, недостаточно сообщить maintenance. Необходимо:
Главная задача Receptionist / Administrator:
До приезда гостя необходимо убедиться, что:
Только после этого заезд считается полностью подготовленным.
Duties, daily control and checklists
The Receptionist / Administrator is responsible for daily guest service on site, room readiness, coordination between staff, receiving payments, transfers, resolving day-to-day operational issues and timely reporting to management.
The main goal is to ensure smooth operation of the property and a comfortable stay for guests.
Every morning, review the current situation at the property.
Duties include:
The Receptionist / Administrator coordinates:
Before arrival, verify that the required transfer is actually arranged.
The Receptionist / Administrator coordinates with housekeeping on:
All problems found must be reported to housekeeping or management immediately.
When any fault is found — write to the WhatsApp group “Maintenance Ahiva” and always attach a photo of the fault. State the room number and briefly describe the problem.
The contract requires inspecting the room before arrival for cleanliness, functionality of equipment and proper setup, but does not define a specific list of items.
Do not just look at the equipment — actually test that it works.
If included in the booking:
Housekeeping reports when cleaning is finished, but this is not enough to finally confirm readiness.
The Receptionist / Administrator must personally verify the room is ready before the guest arrives using the established checklist.
If a problem is found:
Detect → report to the responsible person → follow up on the fix → re-check
The room is considered fully ready only after the check is completed.
Approximately 1–2 hours before the guest's expected arrival:
Before the arrival of guests from China, you must record a video of the room showing:
Meeting and check-in duties are set out in the contract.
After check-in, make sure everything is fine for the guest:
If a problem is found, it must be followed through to resolution.
After check-out the room must be inspected. This is expressly required by the contract.
After guests from China (and other guests) depart, inspect the room, preferably before the guest has left the property, to make sure nothing is damaged:
The Receptionist / Administrator must:
The Receptionist / Administrator must:
The Receptionist / Administrator must:
The Receptionist / Administrator must immediately report to management:
Per the contract, the Receptionist must provide daily updates on:
And immediately report:
At the end of the shift, hand over a short status:
The Receptionist / Administrator is responsible for more than just passing on information about a problem.
Working principle:
Check → find the problem → assign / notify the responsible person → follow up → re-check → close
Example: if the AC does not work, it is not enough to inform maintenance. You must:
The main task of the Receptionist / Administrator:
Before the guest arrives, make sure that:
Only then is the arrival considered fully prepared.
Tugas, kontrol harian, dan daftar periksa (checklist)
Receptionist / Administrator bertanggung jawab atas pelayanan tamu sehari-hari di properti, kesiapan kamar, koordinasi antar karyawan, penerimaan pembayaran, transfer, penyelesaian masalah operasional harian, dan pelaporan tepat waktu kepada manajemen.
Tugas utama — memastikan operasional properti berjalan lancar dan tamu menginap dengan nyaman.
Setiap pagi, periksa situasi terkini di properti.
Tugas meliputi:
Receptionist / Administrator mengoordinasikan:
Sebelum kedatangan, pastikan transfer yang diperlukan benar-benar sudah diatur.
Receptionist / Administrator berkoordinasi dengan housekeeping mengenai:
Semua masalah yang ditemukan harus segera dilaporkan ke housekeeping atau manajemen.
Jika menemukan kerusakan apa pun — tulis di grup WhatsApp «Maintenance Ahiva» dan wajib lampirkan foto kerusakannya. Sebutkan nomor kamar dan jelaskan masalahnya secara singkat.
Kontrak mewajibkan pemeriksaan kamar sebelum kedatangan untuk cleanliness, functionality of equipment dan proper setup, tetapi daftar item yang diperiksa tidak dirinci.
Jangan hanya melihat peralatannya — uji apakah benar-benar berfungsi.
Jika termasuk dalam reservasi:
Housekeeping melaporkan bahwa pembersihan selesai, tetapi itu belum cukup untuk konfirmasi akhir kesiapan kamar.
Receptionist / Administrator harus memeriksa sendiri kesiapan kamar sebelum tamu tiba sesuai checklist yang ditetapkan.
Jika ditemukan masalah:
Temukan → laporkan ke penanggung jawab → pantau perbaikan → periksa ulang
Kamar dianggap benar-benar siap hanya setelah pemeriksaan selesai.
Kira-kira 1–2 jam sebelum perkiraan kedatangan tamu:
Sebelum kedatangan tamu dari Tiongkok, wajib merekam video kamar yang menunjukkan:
Tugas penyambutan dan check-in diatur dalam kontrak.
Setelah check-in, pastikan semuanya baik-baik saja untuk tamu:
Jika ditemukan masalah, harus ditindaklanjuti sampai selesai.
Setelah check-out, kamar harus diperiksa. Ini diatur langsung dalam kontrak.
Setelah tamu dari Tiongkok (dan tamu lainnya) berangkat, wajib periksa kamar, sebaiknya sebelum tamu meninggalkan properti, untuk memastikan tidak ada yang rusak:
Receptionist / Administrator wajib:
Receptionist / Administrator wajib:
Receptionist / Administrator harus:
Receptionist / Administrator wajib segera melaporkan ke manajemen:
Sesuai kontrak, Receptionist harus memberikan update harian tentang:
Dan segera melaporkan:
Di akhir shift, serahkan status singkat:
Receptionist / Administrator bertanggung jawab bukan hanya untuk meneruskan informasi tentang masalah.
Prinsip kerja:
Periksa → temukan masalah → tunjuk / beri tahu penanggung jawab → pantau → periksa ulang → tutup
Contoh: jika AC tidak berfungsi, tidak cukup hanya memberi tahu maintenance. Harus:
Tugas utama Receptionist / Administrator:
Sebelum tamu tiba, pastikan bahwa:
Hanya setelah itu kedatangan dianggap sepenuhnya siap.